1. Deux rôles distincts
Cette politique distingue trois types de données traitées par Calenia :
- les données du compte salon et de ses utilisateurs (propriétaire, manager, employés) — Calenia agit ici en qualité de responsable de traitement ;
- les données des clients du salon (celles que le salon saisit dans Calenia pour gérer ses propres rendez-vous) — le salon est responsable de traitement, Calenia agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD, sur instruction du salon ;
- les données des partenaires du programme d'affiliation — Calenia agit ici en qualité de responsable de traitement.
Pour toute demande relative aux données d'un client d'un salon (accès, rectification, suppression), la personne concernée s'adresse au salon concerné, qui reste responsable de ces données. Un client qui a un compte en ligne chez un salon peut aussi, sans intermédiaire, télécharger ses données et supprimer son compte depuis son espace client (voir Article 9).
2. Données collectées
Compte salon et utilisateurs : nom du salon, adresse, téléphone, e-mail, fuseau horaire ; pour chaque utilisateur : nom, e-mail, mot de passe (stocké sous forme hachée, jamais en clair). Si le salon le choisit : photo, présentation et spécialités d'un membre de l'équipe, publiées sur sa page de réservation. Si le salon relie l'agenda personnel d'un employé (Google, Apple, Outlook…) : l'adresse secrète de cet agenda, stockée chiffrée, et les seules heures auxquelles l'employé est occupé — jamais le titre, le lieu ni les participants de ses événements.
Journal des actions : pour les actions sensibles réalisées sur un compte salon (droits de l'équipe, exports et suppressions de données, corrections de stock, ajustements de cartes cadeaux, de fidélité et de forfaits, opérations Stripe, suspension du compte), l'auteur, la date, l'élément concerné et l'adresse IP d'origine.
Réclamations et litiges : lorsqu'une réclamation concerne un salon (client mécontent, paiement contesté, contenu signalé…), le support ouvre un dossier interne contenant le nom et l'e-mail de la personne qui se manifeste, la description des faits et l'historique des échanges et décisions (dont une éventuelle suspension du salon). Ces dossiers ne sont pas visibles du salon.
Clients du salon : prénom, nom, e-mail, téléphone, notes internes saisies par le salon, historique de rendez-vous, compteur d'absences, et — si le client crée un compte pour réserver en ligne — un mot de passe (haché). Un même compte client sert pour tous les salons où le client réserve sur ce site ; chaque salon ne voit que ses propres rendez-vous et sa propre fiche. Pour les professionnels qui se déplacent à domicile : l'adresse où a lieu chaque rendez-vous (et d'éventuelles informations d'accès : digicode, étage…), conservée sur le rendez-vous et sur la fiche du client pour faciliter les réservations suivantes. Elle n'est communiquée qu'au professionnel concerné. L'adresse personnelle d'un professionnel à domicile n'est jamais publiée. Si le salon utilise la gestion de stock : l'historique des produits qu'il a notés comme vendus à un client (produit, quantité, prix indiqué, date), visible sur la fiche du client — aucune donnée de paiement n'y est enregistrée. Selon les fonctions utilisées par le salon : date de naissance (facultative), photos jointes à un rendez-vous par le client ou par le salon, avis laissé après un rendez-vous (publié avec le prénom et l'initiale du nom, ou sans nom si le client le demande), points de fidélité, commandes de produits passées en ligne, cartes cadeaux et forfaits de séances (séances utilisées et restantes), inscription sur une liste d'attente, motif d'une annulation, préférences (praticienne préférée, remarques), photos avant/après et date de l'accord donné pour celles-ci, rappels envoyés par SMS, et date de l'accord donné pour recevoir les offres du salon. Depuis son compte, le client peut aussi ajouter une photo de profil, enregistrer des salons favoris, activer des notifications sur son appareil et s'abonner à son agenda de rendez-vous.
Fiche soins (données de santé) : si le salon utilise cette fonction, les allergies et réactions d'un client (par exemple à un produit de coloration), ainsi que les produits utilisés et les observations notées lors des soins. Les allergies et réactions sont des données de santé : elles ne sont enregistrées qu'avec l'accord explicite du client, ne sont visibles que des membres de l'équipe autorisés par le salon, ne figurent jamais dans les données gardées hors ligne sur les appareils et sont supprimées dès que cet accord est retiré.
Visiteurs du site : pour compter les visites, Calenia enregistre la page consultée, le jour et le site de provenance, avec un identifiant anonyme recalculé chaque jour à partir de l'adresse IP et du navigateur — ni l'adresse IP ni le navigateur ne sont conservés, aucun cookie n'est déposé et un visiteur ne peut pas être suivi d'un jour à l'autre. En cas d'erreur technique, un rapport (page concernée, type de navigateur, message d'erreur) est transmis à l'outil de suivi des erreurs.
Partenaires : nom, e-mail, mot de passe (haché), code de parrainage, statistiques de leur lien (clics, inscriptions attribuées, commissions dues et versées) et coordonnées bancaires (titulaire, IBAN, BIC) que le partenaire renseigne lui-même pour recevoir ses commissions.
Preuves d'acceptation : la date et la version des conditions acceptées (CGU pour un salon, conditions du programme pour un partenaire), et la date à laquelle un client a accepté les conditions de réservation d'un salon.
Facturation : les données de paiement (numéro de carte, etc.) ne transitent jamais par les serveurs de Calenia — elles sont traitées directement par Stripe (voir Article 5).
3. Finalités
- Fourniture du service (gestion d'agenda, de clientèle, de réservation en ligne, de stock) ;
- Authentification et sécurité des comptes ;
- Facturation de l'abonnement ;
- Gestion du programme partenaire (attribution des inscriptions, calcul et versement des commissions) ;
- Conservation de la preuve des conditions acceptées ;
- Envoi des notifications liées aux rendez-vous (confirmation, rappel, modification, annulation) par e-mail, par notification sur l'appareil du client s'il l'a activée, et rappel par SMS lorsque le salon l'a activé (le client peut le refuser depuis son compte) ;
- Information des clients inscrits sur la liste d'attente lorsqu'un créneau se libère ;
- Sécurité des soins (fiche soins), lorsque le salon utilise cette fonction ;
- Publication, pour le compte du salon et s'il l'a activée, de ses disponibilités sur son compte Instagram (aucune donnée de ses clients n'y figure) ;
- Envoi, pour le compte du salon, de ses campagnes e-mail (actualités, offres) aux seuls clients qui y ont consenti — case facultative, jamais pré-cochée — avec un lien de désinscription dans chaque e-mail ;
- Support et réponse aux demandes du salon ;
- Traitement des réclamations et litiges, prévention des fraudes et des abus (journal des actions, suspension d'un compte qui enfreint les CGU) ;
- Prise en compte des indisponibilités de l'agenda personnel d'un employé, lorsque le salon l'a relié ;
- Mesure anonyme de la fréquentation du site et détection des erreurs techniques, pour assurer le bon fonctionnement et la sécurité du Service.
Calenia ne réalise aucun profilage, aucune prospection commerciale pour son propre compte (les campagnes ci-dessus sont décidées et envoyées par le salon) et ne dépose aucun cookie publicitaire ou de mesure d'audience, à l'exception du cookie d'affiliation décrit à l'Article 7.
4. Base légale
Le traitement des données du compte salon repose sur l'exécution du contrat (CGU) liant le salon à Calenia ; celui des données des partenaires, sur l'exécution des conditions du programme partenaire. Le traitement des données des clients du salon repose sur les instructions du salon, responsable de traitement pour ces données ; sa propre base légale (exécution d'un contrat de prestation, intérêt légitime, consentement selon le cas) relève de sa responsabilité. L'envoi des offres d'un salon repose sur le consentement, qui peut être retiré à tout moment. Les données de santé de la fiche soins reposent sur le consentement explicite du client (article 9.2.a du RGPD), recueilli par le salon et retirable à tout moment, auprès du salon ou depuis l'espace client. La mesure anonyme de fréquentation, le suivi des erreurs et la sécurité des comptes reposent sur l'intérêt légitime de Calenia à faire fonctionner et protéger le Service. Le journal des actions, le traitement des réclamations et la suspension d'un compte reposent sur l'intérêt légitime de Calenia à assurer la sécurité du Service, à prévenir les abus et à pouvoir établir ou défendre ses droits. La lecture de l'agenda personnel d'un employé repose sur l'accord de celui-ci, recueilli par le salon, et cesse dès que le lien est retiré.
5. Destinataires et sous-traitants
Les données sont hébergées et traitées par les prestataires suivants :
- OVH — hébergement de l'infrastructure (serveur, base de données) ;
- Stripe — traitement des paiements et de l'abonnement ;
- Brevo — envoi des e-mails transactionnels (confirmation, rappel, annulation de rendez-vous), des rappels par SMS et des campagnes e-mail des salons ;
- Sentry — suivi des erreurs techniques de l'application ;
- Meta (Instagram) — publication des disponibilités d'un salon sur son propre compte Instagram, seulement s'il l'a relié ; seul le visuel des créneaux libres est transmis ;
- Services de notification des navigateurs (Google, Apple, Mozilla, Microsoft selon l'appareil) — acheminement des notifications que l'utilisateur a activées sur son appareil ;
- Base Adresse Nationale (État français) — situation sur la carte de l'adresse d'un salon.
Ces prestataires n'utilisent les données que pour l'exécution de leur prestation, dans le cadre d'engagements contractuels de confidentialité. Les données ne sont ni vendues ni louées. Certains de ces prestataires (Stripe, Sentry, Meta, services de notification) peuvent traiter des données en dehors de l'Union européenne ; ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD (décision d'adéquation ou clauses contractuelles types de la Commission européenne).
Google Maps. La carte affichée sur la page d'un salon est fournie par Google : en consultant cette page, le navigateur du visiteur se connecte aux serveurs de Google, qui reçoit son adresse IP et peut déposer ses propres cookies, selon sa propre politique de confidentialité.
6. Durée de conservation
Les données du compte salon sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis archivées ou supprimées selon les obligations légales applicables (notamment comptables). Les données d'un client du salon sont conservées tant que le salon les maintient dans Calenia ; le salon (ou le client, via son espace personnel) peut en demander la suppression à tout moment. Les données d'un partenaire sont conservées pendant sa participation au programme, puis archivées pour la durée des obligations légales comptables et fiscales.
Lorsqu'une fiche client est supprimée (par le salon ou par le client lui-même), ses coordonnées, ses points de fidélité et son compte sont effacés ; le salon conserve la trace de ses rendez-vous passés (date, prestation, nom) pour sa gestion et ses obligations comptables. Les inscriptions sur liste d'attente sont supprimées une semaine après le créneau demandé ; les visuels publiés sur Instagram sont effacés de nos serveurs après deux mois. Les statistiques de visite sont conservées 13 mois. Les jetons de connexion expirés et les liens de réinitialisation de mot de passe sont supprimés automatiquement. Le cookie d'affiliation expire après 90 jours.
Le journal des actions est conservé 13 mois. Un dossier de réclamation est conservé tant qu'il est ouvert, puis supprimé automatiquement 3 ans après sa clôture (délai permettant de répondre à une éventuelle contestation). Les heures d'occupation lues dans l'agenda personnel d'un employé ne couvrent que les 6 prochains mois, sont remplacées à chaque mise à jour (toutes les 15 minutes) et sont effacées, avec l'adresse de l'agenda, dès que le salon retire ce lien.
8. Sécurité
Les mots de passe sont stockés sous forme hachée. Les accès à l'API sont protégés par des jetons d'authentification révocables. Les échanges entre le navigateur, l'application et l'API sont chiffrés (HTTPS). Un salon ne peut jamais accéder aux données d'un autre salon (cloisonnement au niveau de la base de données).
9. Droits des personnes
Conformément au RGPD, toute personne dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur ses données, ainsi que du droit de retirer son consentement à tout moment et de définir des directives sur le sort de ses données après son décès. Pour les données d'un compte salon ou partenaire, ces droits s'exercent auprès de contact@calenia.fr ; une réponse est apportée dans un délai d'un mois. Pour les données d'un client d'un salon, ces droits s'exercent auprès du salon concerné, qui reste responsable de traitement ; Calenia lui fournit les outils pour y répondre (export complet et suppression d'une fiche client). Le client qui a un compte en ligne peut en outre, depuis son espace client : télécharger ses données, supprimer son compte, corriger son adresse et ses préférences, retirer son accord aux offres du salon, aux photos avant/après ou à l'enregistrement de ses données de santé, et refuser les rappels par SMS. Toute personne peut également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
Comment supprimer les données Instagram ou un compte salon : suppression des données.
10. Modification de la politique
Cette politique peut être mise à jour. En cas de modification substantielle, les utilisateurs en seront informés par e-mail ou notification dans le Service.
11. Contact
Pour toute question relative à cette politique : contact@calenia.fr