1. Objet
Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (« CGU ») régissent l'accès et l'utilisation du service Calenia (le « Service »), plateforme logicielle de gestion de réservations en ligne, d'agenda et de clientèle destinée aux salons de coiffure, de barbier, d'esthétique et de beauté ainsi qu'aux professionnels indépendants, en salon ou à domicile (le « Client »).
Toute création de compte salon sur Calenia emporte acceptation pleine et entière des présentes CGU.
2. Qualité du Client
Le Service est réservé aux professionnels agissant pour les besoins de leur activité (salons, indépendants, sociétés). Le Client déclare agir en qualité de professionnel au sens du Code de la consommation, ce qui exclut l'application des dispositions protectrices réservées aux consommateurs, notamment le droit de rétractation de 14 jours applicable aux contrats conclus à distance avec un consommateur.
3. Compte et accès
L'accès au Service nécessite la création d'un compte salon et d'un ou plusieurs comptes utilisateurs (propriétaire, manager, employé). Le Client est seul responsable de la confidentialité de ses identifiants et de toute action réalisée depuis son compte. Il s'engage à informer l'Éditeur sans délai de toute utilisation non autorisée.
Le Client choisit les droits qu'il accorde à chacun de ses employés (agenda, fichier clients, stock, fiche soins) et répond des actions réalisées depuis ces comptes. Il retire sans délai l'accès d'une personne qui quitte son établissement.
Journal des actions. Le Service conserve pendant 13 mois un journal des actions sensibles réalisées sur le compte (droits accordés à l'équipe, exports et suppressions de données, corrections de stock, ajustements de cartes cadeaux, de fidélité et de forfaits, opérations Stripe, suspension du compte), avec leur auteur, leur date et l'adresse IP d'origine. Le Client le consulte dans ses réglages ; l'Éditeur y accède pour le support, la sécurité du Service et le traitement des réclamations.
Agenda personnel d'un employé. Le Client peut relier au Service l'adresse secrète de l'agenda personnel (Google, Apple, Outlook…) d'un employé, afin que ses indisponibilités ne soient pas proposées à la réservation. Il ne le fait qu'avec l'accord de l'employé concerné, qui peut demander à tout moment que ce lien soit retiré. Seules les heures d'occupation sont enregistrées, jamais le titre, le lieu ni les participants des événements.
4. Essai gratuit
Toute création de compte ouvre droit à une période d'essai gratuite, sans carte bancaire requise, dont la durée est indiquée lors de l'inscription. À l'issue de cette période, l'accès au Service est suspendu tant qu'aucun abonnement payant n'est actif (voir Article 5).
5. Abonnement et prix
Le Service est proposé au tarif de 19 € par mois (TVA non applicable, art. 293 B du CGI ; si l'Éditeur perdait le bénéfice de la franchise en base de TVA, la TVA au taux en vigueur s'ajouterait au prix), sans engagement de durée. L'abonnement est facturé mensuellement par prélèvement automatique sur le moyen de paiement enregistré, et se renouvelle tacitement chaque mois jusqu'à résiliation.
Les paiements sont traités par le prestataire tiers Stripe. L'Éditeur n'a à aucun moment accès aux données bancaires complètes du Client.
Rappels par SMS. Pendant la période d'essai, aucun SMS n'est envoyé. Un abonnement payant inclut 100 SMS par mois calendaire, non reportables d'un mois sur l'autre. Au-delà, le Client peut acheter des packs de 100 SMS au prix de 6 € le pack (TVA non applicable, art. 293 B du CGI), payables en une fois, sans date d'expiration et non remboursables, y compris après résiliation. Les SMS ne sont envoyés qu'aux numéros de mobile français ; un SMS non envoyé faute de crédit n'est pas rattrapé. Le Client peut désactiver les rappels SMS à tout moment, et chacun de ses clients peut les refuser depuis son compte.
6. Résiliation
Le Client peut résilier son abonnement à tout moment, sans frais ni justification, depuis son espace de facturation. La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours : l'accès au Service reste actif jusqu'à cette date, aucun remboursement au prorata n'est dû pour la période déjà entamée.
Suspension par l'Éditeur. L'Éditeur peut suspendre l'accès au Service en cas de manquement du Client aux présentes CGU ou à la loi, notamment : usage frauduleux, non-paiement persistant après relance, contenus illicites, envois abusifs, plaintes répétées et sérieuses de ses clients, ou risque pour la sécurité du Service, de ses utilisateurs ou des clients du Client. Sauf urgence ou obligation légale, le Client est invité au préalable à s'expliquer. Le motif de la suspension est indiqué au Client dans le Service et inscrit dans son journal (article 3).
Pendant la suspension, le tableau de bord, la réservation et les ventes en ligne et les envois automatiques sont interrompus ; aucune donnée n'est supprimée, et le Client peut toujours se connecter, consulter son journal et exporter l'ensemble de ses données. Le Client reste tenu d'honorer, de reporter ou d'annuler lui-même les rendez-vous et commandes déjà pris par ses clients, et d'en informer ces derniers. La suspension est levée dès que sa cause a disparu. Si le manquement est grave ou persiste plus de 30 jours après la suspension, l'Éditeur peut résilier l'accès au Service, par e-mail ; un abonnement résilié pour ce motif ne donne lieu à aucun remboursement de la période en cours. La suspension pour simple défaut de paiement prend fin au paiement des sommes dues.
Réclamations et litiges. Lorsqu'il reçoit une réclamation concernant le Client (d'un client du salon, d'un tiers ou d'une autorité), l'Éditeur peut ouvrir un dossier interne, contacter le Client et lui demander les informations utiles. L'Éditeur n'est pas partie aux relations entre le Client et ses propres clients : il ne tranche pas leurs différends, ne procède à aucun remboursement pour le compte du Client et n'intervient sur les paiements que dans la limite de ce que le Service permet (article 8).
7. Données personnelles
Le traitement des données personnelles (celles du Client et celles de ses propres clients saisies dans le Service) est décrit dans la Politique de confidentialité. Le Client demeure responsable de traitement pour les données de ses clients ; l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD pour ces données.
Sous-traitance (article 28 du RGPD) : l'Éditeur traite les données des clients du Client pour la seule fourniture du Service (agenda, réservation en ligne, fichier clients et fiche soins, notifications, campagnes, fidélité, avis, liste d'attente, forfaits, cartes cadeaux, boutique, stock) et pendant la durée du contrat. À ce titre, il s'engage à : ne traiter ces données que sur instruction documentée du Client, les présentes CGU et le paramétrage du Service valant instruction ; garantir la confidentialité des personnes autorisées à y accéder ; mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées (chiffrement des échanges, cloisonnement entre salons, mots de passe hachés, sauvegardes) ; ne recourir qu'aux sous-traitants ultérieurs listés dans la Politique de confidentialité, tenus aux mêmes obligations, et informer le Client de tout changement, qui peut s'y opposer en résiliant le Service ; aider le Client à répondre aux demandes des personnes concernées, notamment par les fonctions d'export et de suppression d'une fiche client et par l'espace client ; notifier au Client, dans les meilleurs délais, toute violation de données dont il a connaissance ; restituer les données (export complet disponible dans le Service) puis les supprimer à la fin du contrat, sauf obligation légale de conservation ; et tenir à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations.
Le Client, responsable de traitement, informe ses propres clients du traitement de leurs données, ne saisit dans le Service que des données nécessaires à son activité et répond aux demandes d'exercice de leurs droits. Il s'interdit d'inscrire une donnée de santé ou une autre donnée sensible dans les champs libres (notes, préférences, descriptions de photos…). Lorsqu'il importe un fichier de clients provenant d'un autre logiciel, il garantit que ces données ont été collectées licitement et que ses clients ont été informés.
Fiche soins — données de santé. Par exception, la fiche soins permet d'enregistrer les allergies et réactions d'un client, qui sont des données de santé (article 9 du RGPD). Le Client ne les saisit qu'après avoir recueilli le consentement explicite du client concerné, qu'il enregistre dans le Service et doit pouvoir justifier, et seulement dans la mesure nécessaire à la sécurité des soins. Il n'en donne l'accès qu'aux employés qui en ont besoin. Le retrait du consentement, par le Client ou par le client lui-même depuis son compte, entraîne la suppression de ces informations. De même, le Client ne prend et ne conserve des photos avant/après qu'avec l'accord du client concerné.
Campagnes e-mail : le Client décide seul de l'envoi, des destinataires et du contenu des campagnes qu'il adresse à ses clients via le Service, et en assume l'entière responsabilité (licéité du contenu, prospection commerciale). Il ne peut cibler que des clients ayant consenti à recevoir ses actualités ; lorsqu'il enregistre lui-même ce consentement dans le Service (accord donné en salon, par exemple), il garantit l'avoir effectivement recueilli et doit pouvoir en justifier. Chaque e-mail comporte un lien de désinscription, que le Client s'interdit de contourner. L'Éditeur peut limiter le volume d'envoi et suspendre l'accès à cette fonctionnalité en cas d'usage abusif (plaintes, envoi non sollicité).
8. Paiements en ligne des clients du Client
Le Client peut demander à ses clients de payer en ligne un acompte ou une prestation, une carte cadeau, un forfait de séances ou des produits de sa boutique. Ces paiements sont réalisés sur le compte Stripe propre du Client, qu'il ouvre et gère directement auprès de Stripe et dont il accepte les conditions. Le Client est le seul vendeur : l'argent lui est versé par Stripe, sans transiter par l'Éditeur, qui ne prélève aucune commission sur ces paiements. Les frais de Stripe sont à la charge du Client.
Le Client fixe seul ses prix, ses acomptes, ses conditions d'annulation et de remboursement, la durée de validité de ses cartes cadeaux et forfaits ainsi que les règles de son programme de fidélité, et il honore les engagements pris envers ses clients, y compris après la fin de son abonnement. Il traite lui-même les remboursements et contestations de paiement depuis son compte Stripe, et remplit ses obligations de vendeur (information précontractuelle, droit de rétractation lorsqu'il s'applique, retrait des commandes, facturation). Les cartes cadeaux, forfaits et points de fidélité sont des engagements du Client : l'Éditeur n'en est ni l'émetteur ni le garant.
9. Gestion de stock — absence de fonction de caisse
Le Service n'est pas un logiciel ou système de caisse au sens de l'article 286, I-3° bis du Code général des impôts : il n'enregistre aucun encaissement des ventes réalisées par le Client dans son établissement (moyen de paiement, ticket, clôture de caisse). Les paiements en ligne décrits à l'article 8 sont encaissés par Stripe, prestataire de services de paiement ; le Service n'en conserve qu'une trace (montant, date, statut) pour le suivi des rendez-vous et des commandes. De même, la vente d'un forfait ou d'une carte cadeau enregistrée depuis le tableau de bord n'enregistre aucun paiement. Une vente de produit notée dans le module de stock constitue une simple sortie de stock, à titre de suivi interne. Le Client demeure seul responsable de l'encaissement de ses ventes et de ses prestations au moyen d'un système conforme à la réglementation qui lui est applicable, ainsi que de ses obligations de facturation et de comptabilité.
Les quantités, valeurs de stock, coûts d'achat moyens, marges et taux de marge affichés par le Service sont des indications de gestion, calculées à partir des informations saisies par le Client et des hypothèses qu'il a choisies (notamment son régime de TVA). Ils ne constituent ni un document comptable ni un inventaire réglementaire et ne sauraient engager la responsabilité de l'Éditeur.
10. Contenus publiés par le Client
Le Client est responsable des contenus qu'il publie via le Service : page de réservation (textes, photos, conditions, profils de son équipe), réponses aux avis, publications automatiques sur son compte Instagram et campagnes e-mail. Il garantit disposer des droits nécessaires sur ces contenus, notamment l'accord des personnes photographiées ou présentées.
Avis clients. Seuls les clients ayant réalisé un rendez-vous peuvent laisser un avis. Le Client peut y répondre publiquement ou les signaler à l'Éditeur, mais ne peut ni les modifier, ni les masquer, ni les supprimer ; seul l'Éditeur peut retirer un avis signalé qui serait illicite ou sans rapport avec la prestation. Le Client s'interdit de publier ou de faire publier de faux avis et d'offrir une contrepartie en échange d'un avis.
Instagram. En reliant son compte Instagram professionnel, le Client autorise le Service à y publier, aux jours et heures qu'il a choisis, un visuel présentant ses disponibilités. Il peut couper la publication ou délier son compte à tout moment. Les publications restent soumises aux conditions de Meta ; l'Éditeur ne répond pas d'un refus, d'un retard ou d'une suppression décidés par Instagram.
11. Disponibilité et responsabilité
L'Éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité et le bon fonctionnement du Service, sans garantie de disponibilité continue ni d'absence d'erreurs. Le Service est fourni en obligation de moyens. La responsabilité de l'Éditeur ne saurait être engagée au titre de dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, de clientèle, de données non imputable à une faute de l'Éditeur) résultant de l'utilisation du Service.
12. Propriété intellectuelle
Le Service, son code, ses interfaces et sa marque demeurent la propriété exclusive de l'Éditeur. Le Client bénéficie d'un droit d'usage personnel, non exclusif et non cessible, limité à la durée de son abonnement. Les données saisies par le Client (clients, rendez-vous, prestations) restent sa propriété ; il peut en demander l'export ou la suppression conformément à la Politique de confidentialité.
13. Modification des CGU
L'Éditeur peut modifier les présentes CGU à tout moment. Le Client en sera informé par e-mail ou notification dans le Service au moins 15 jours avant leur entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation du Service après cette date vaut acceptation des CGU modifiées.
14. Droit applicable et litiges
Les présentes CGU sont soumises au droit français. Tout litige relatif à leur interprétation ou leur exécution relève, à défaut de résolution amiable, de la compétence des tribunaux du ressort de Châlons en champagne.
15. Contact
Pour toute question relative aux présentes CGU : contact@calenia.fr.